KETATAUSAHAAN SEKOLAH
Dalam rangka menunjang kelancaran proses belajar mengajar di instansi sekolah diperlukan suatu bagian yang mendukung kegiatan tersebut yaitu Ketatausahaan.
A. Pengertian Tata Usaha
Ditinjau dari asal katanya “Tata Usaha” terdiri dari kata “Tata” dan “Usaha” , masing – masing memiliki pengertian : “Tata” adalah suatu peraturan yang harus ditaati, dan “usaha” adalah energi atau tenaga yang dikeluarkan untuk tercapainya suatu maksud / tujuan. Jadi menurut arti kata tata usaha adalah suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.
Dalam kamus bahasa Indonesia : Tata Usaha ialah penyelenggaraan tulis menulis (keuangan dan sebagainya) diperusahaan, Negara dan sebagainya, sedangkan pinata usaha adalah orang yang menyelenggarakan tata usaha.
Tata usaha adalah adalah kegiatan yang dilakukan meliputi, membantu proses belajar mengajar, urusan kesiswaan, kepegawaian, peralatan sekolah, urusan infrasturcture sekolah, keuangan, bekerja di laboratorium, perpustakaan dan hubungan masyarakat (Sumber: hasil rapat Kepala Tata Usaha di Bogor: 1996). Ada juga yang menyebutkan bahwa Tata usaha adalah suatu bagian dari sekolah yang berfungsi sebagai pendukung kegiatan belajar mengajar agar berjalan lancar sesuai apa yang telah direncanakan dan bisa tercapai seperti apa yang diinginkan.
B. Pengertian Tata Usaha Sekolah
Tata usaha sekolah adalah kegiatan administrasi pendidikan yang mengelola pencatatan, pengumpulan, penyimpanan data, dan dokumen yang dapat dipergunakan untuk membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan, urusan surat menyurat serta laporan mengenai kegiatan sekolah tersebut.
C. Pengertian Administrasi Tata Usaha
Pengertian administrasi tata usaha adalah kegiatan meliputi sebagai berikut:
- Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan.
- Mencatat yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan alat tulis tentang keterangan-keterangan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan,.
- Mengolah yaitu kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan bentuk yang lebih berguna.
- Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
- Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak yang lain.
- Menyimpan kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat yang aman.
D. Tugas – Tugas Tata Usaha
Pengalaman dan sertifikat pendidikan (ijazah) sangat menentukan dalam kerja mereka. Dan mereka bekrja pada disiplin ilmu mereka masing-masing. Sementara aktifitas. semua staf TU di sekolah-sekolah di Indonesia tampaknya harus bisa bekerja di semua bidang yang ditugaskan oleh kepala sekolah dan kepala TU. Mereka bertugas dalam berbagai bidang, baik bekerja sama dengan kepala sekolah dan guru atau mereka bekerja sendiri. Tugas mereka meliputi, membantu proses belajar mengajar, urusan kesiswaan, kepegawaian, peralatan sekolah, urusan infrasturcture sekolah, keuangan, bekerja di laboratorium, perpustakaan dan hubungan masyarakat. Ada 8 tugas tenaga administrasi yaitu:
1) menulis surat
2) membaca
3) menyalin (menggandakan)
4) menghitung
5) memeriksa
6) memilah (menggolongkan dan menyatukan)
7) menyimpan dan menyusun indeks dan
8) melakukan komunikasi (lisandantertulis).
Fungsi staff TU adalah menangani urusan administrasi yg dibagi menjadi 4 bagian:
- School assistant
- Clerical assistant
- Finance assistant
- General assistant
E. Tugas Pokok Dan Fungsi Tenaga Administrasi Sekolah
1. Tugas pokok urusan administrasi
Keputusan Dirjen Dikdasmen No. 260 dan 261 Tahun 1996 Tugas pokok Kepala Tata Usaha sebagai berikut :
a) Menyusun program kerja tata usaha sekolah
b) Pengelolaan keuangan sekolah
c) Pengurusan adminstrasi ketenagaan dan sisswaUU
d) Pembinaan dan pengembangan karier pegawai tata usaha sekolah
e) Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah
f) Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah
g) Mengkoordinasikan dan melaksanakan 7 K
h ) Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan, pengurusan ketatausahaan secara berkala.
2. Tugas Pokok Bendaharawan Sekolah
Melaksanakan seluruh Administrasi Keuangan Sekolah, meliputi keuangan rutin/UYHD/BOPS, Dana BOS, Dana Komite Sekolah dan Dana dari sumber lainnya, bertanggung jawab langsung kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut:
a) Menyimpan Dokumen, Rekening Giro atau Bank Keuangan sekolah
b) Mengajukan Pembayaran
c) Membuat Laporan Penggunaan Keuangan BOPS, BOS, Komite Sekolah dan sumber lainnya.
d) Melaksanakan Pengambilan dan Pengembalian serta pembayaran Keuangan Negara sesuai petunjuk.
e) Menyimpan arsip/dokumen dan SPJ Keuangan
f) Membuat Laporan posisi anggaran (daya serap)
g) Membuat Lembar Hasil Waskat
h) Menjadi/ melaksanakan tugas kebendaharan dari setiap kepanitiaan yang dibentuk sekolah.
i) Membentuk Keuangan berdasarkan sumber keuangannya pada buku kas umum, pembantu dan tabelaris.
3. Tugas pokok urusan inventarisasi dan perlengkapan
Melaksanakan Administrasi Inventarisasi dan Kelengkapan sekolah bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
a) Mencatat Penerimaan Barang Inventaris dan Non Inventaris
b) Mengisi Buku Induk Inventaris
c) Mengisi Buku Golongan Inventaris
d) Membuat Buku Penerimaan dan Pengeluaran Barang Non Inventaris
e) Membuat Buku Pengeluaran / Penggunaan Barang Inventaris
f) Membuat Kode / Sandi pada Barang Inventaris
g) Membuat Laporan Keadaan Barang Inventaris
h) Mengisi Kartu Barang
i) Membuat Berita Acara Penghapusan Barang Inventaris
j) Menyimpan Dokumen Kepemilikan Barang-barang Inventaris dan dokumen lainnya
k) Membuat Daftar kebutuhan Sarana atau Prasarana atau ruang
l) Membuat Daftar Pengumuman Barang Inventaris pada setiap ruangan
4 .Tugas Pokok Urusan Adminstrasi Kepegawaian
Melaksanakan Administrasi Kepegawaian, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
a) Mengisi Buku Induk Pegawai
b) Membuat DUK, R7/R6(F-3) dan DSO (F-1,2) guru atau pegawai
c) Membuat Daftar Prediksi Kenaikan Tingkat atau Golongan gaji Berkata Guru/Pegawai
d) Membuat dan mengajukan berkas usul permohonan kenaikan Gaji Berkala Guru atau Pegawai
e) Membuat Daftar hadir Guru dan Pegawai
f) Menyimpan Berkas data atau arsip Kepegawaian
g) Membuat SK Pembagian Tugas dan Surat Tugas
h) Membuat Daftar Gaji
i) Membuat Daftar Pembayaran Honorarium dan Kesejahteraan
5 .Tugas Pokok Urusan Adminstrasi Kesiswaan
Melaksanakan Administrasi Kesiswaan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
a) Membuat Daftar Nomor Induk Siswa
b) Mengisi Buku Klaper Siswa
c) Mengisi Buku Induk Siswa
d) Mengisi Buku Mutasi Siswa
e) Membuat Daftar Keadaan Siswa
f) Membukukan Daftar Keadaan Siswa
g) Membukukan Daftar Siswa perkelas
h) Mencatat Pendaftaran Siswa Baru
i) Membuat usulan peserta ujian
j) Menyimpan daftar Lulusan
k) Menyimpan Daftar Penerimaan atau penyerahan STTB
l) Menyimpan Daftar kumpulan nilai (leger)
m) Menyediakan Blanko Pemanggilan Orang Tua Siswa
n) Membuat Surat Keterangan dan surat mutasi siswa
o) Menyediakan Blanko izin keluar masuk kelas
p) Mengisi papan data keadaan siswa
6. Tugas Pokok Urusan Adminstrasi persuratan
Melaksanakan Administrasi Persuratan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
a) Membuat Nomor Agenda Surat Masuk dan keluar
b) Mengisi Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar
c) Mengangandakan/tikrey surat atau dokumen sekolah
d) Mengisi Buku Ekspedisi
e) Menyimpan Arsip dan menyampaikan surat
f) Memelihara dan menata kearsipan dan dokumen surat keputusan, laporan dan lainnya.
g) Membantu kelancaran administrasi sekolah
h) Membuata Administrasi Bendahara
i) Membuat Administrasi Kepegawaian
j) Menyimpan dan menjaga kerahasiaan data-data sekolah
7. Tugas Pokok Pengelola perpustakaan
Melaksanakan Administrasi Perpustakaan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
a) Mengisi buku induk Perpustakaan dan Buku Paket
b) Membuat Nomor / Kode Klasifikasi Buku
c) Membuat Buku Pengunjung Perpustakaan
d) Membuat Kelengkapan Kartu, Date due slip, Katalog Anggota Peminjam
e) Membuat Statistik/Grafik Pengunjung dan peminjam
f) Membuat Laporan Keadaan Buku
g) Membuat Daftar pengunaan barang inventaris di perpustakaan
8. Tugas Pokok Pengelola Laboratorium
Melaksanakan Administrasi Laboratorium, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
a) Mencatat / Membukukan barang-barang laboratorium
b) Menyediakan Buku Penggunaan barang lab
c) Membuat daftar penggunaan laboratorium
d) Melayani kebutuhan alat-alat praktikum
e) Menata, menjaga, dan merawat alat-alat lab
f) Membuat daftar laporan keadaan dan mutasi alat-alat
g) Membuat daftar kebutuhan bahan pratikum
9. Tugas Pokok Pembantu/Penjaga sekolah
Melaksanakan Kegiatan kebersihan dan pengamanan sekolah, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
a) Menjaga dan melaksanakan kebersihan ruang seluruh bangunan sekolah,
b) Membantu menyediakan kebutuhan guru/pegawai
c) Menyiapakan air minum
d) Mencuci dan menyimpan alat-alat minum dan makan
e) Membuka dan mengunci seluruh ruangan
f) Kebersihan WC Siswa
g) Kebersihan WC Guru dan Kepala Sekolah
h) Melaksnakan piket malam
F. Program Rencana Kerja Tata Usaha Sekolah
Kepala sekolah mengembangkan menyusun program kerja tata usaha secara sistematis, terarah, jelas, realitistis, agar dapat petugas ketatausaha laksanakan agar pelayanan pendidikan yang guru berikan kepada siswa dan pelayanan sekolah kepada masyarakat berjalan seoptimal mungkin.
Program peningkatan mutu pengembangan sistem informasi, pelayanan administrasi, pelayanan dukungan penyelenggaraan pembelajaran, pelayanan dukungan pengembangan mutu lingkungan sekolah dalam rangka membangun suasana sekolah sebagai tempat belajar, dan pelayanan administrasi kepada publik perlu dikembangkan oleh tim pengembang tata usaha sekolah dengan target mutu yang jelas, indikator mutu yang jelas, dan kriteria keberhasilan yang terukur.
Yang penting pula dalam penyusunan program adalah sekolah memiliki standar prosedur peningkatan mutu sistem administrasi yang pentahapan prosesnya disepakati dan didokumentasikan. Pencapaian targetnya diukur dengan alat evaluasi yang sederhana, namun dapat merekam perkembangan proses dan hasil pekerjaan secara akurat. Instrumen yang sekolah miliki selanjutnya dapat kepala sekolah gunakan untuk melakukan supervisi dalam rangka memetakan mutu proses dan program tata usaha sekolah.
G. Struktur organisasi Tata Usaha Sekolah
Pengorganisasian merupakan penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumberdaya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya. Sekolah sebagai UPT wajib dikelola kepala sekolah dengan sebaik–baiknya agar sumber daya yang ada dapat dimanfaatkan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan sekolah yang telah ditetapkan.
Struktur organisasi SMA sesuai dengan SK mendiknas Nomor 053/U/2001 Tanggal 19 April 2001 adalah sebagai berikut. Struktur organisasi SMA terdiri dari :
- Kepala sekolah
- Wakil kepala sekolah
- Urusan tata usaha sekolah
- Unit laboratorium
- Unit perpustakaan
- Dewan guru
Pada struktur organisasi tersebut perlu ada pembagian tugas, rincian tugas dan pendelegasian wewenang.
H. Fungsi Kepala Tata Usaha :
- Perencana administrasi program dan anggaran
- Coordinator administrasi ketatausahaan
- Pengelola administrasi program
- Penyusun laporan program dan anggaran
- Pembina staf
I. Kegiatan dalam ketatausahaan
Menurut Prajudi Atmosudirjo (1976: 159) kegiatan ketatausahaan meliputi: Perencanaan, koordinasi, pengendalian, monitoring dan evaluasi kegiatan ketatausahaan dan administrasi.Tugas-tugas sekolah
1. Menyusun program kerja ketatausahaan atau administrasi kelancaran (bulanan,triwulan, semesteran dan tahunan) dalam rangka kegiatan ketata usahaan/ administrasi;
2. Melaksanakan kegiatan pengelolaan keuangan/dana, sarana, administrasi ketatausahaan, kepegawaian dan statistik sekolah, sesuai dengan petunjuk atau pedoman dan peraturan yang berlaku untuk mencapai tujuan pelayanan administrasi yang baik;
3. Mengelola tugas rutin ketata usahaan, antara lain: surat menyurat,inventarisasi, dokumentasi atau agenda, pembukuan keuangan, administrai kepegawaian dan sarana; Mengatur dan mendokumentasikan presensi pegawai, penyajian data statistik, pembuatan laporan rutina atau insidental, dan menghimpun data administrasi sekolah; pegawai tata usaha dan teknisi dalam kelancaran pelaksanaan tugas sesuai tanggungjawab masing-masing;
4. Mengkoordinasikan
Sedangkan Menurut Soebroto (1972: 49) Kegiatan Tata Usaha Sekolah terdiri dari:
A. Administrasi kepegawaian
Buku pedoman Administrasi Kepegawaian menguraikan kegiatan yang berkaitan dengan kepegawaian, tugas dan tanggung jawab pengelolaan satuan pendidikan dan peningkatan tata usaha kepegawaian di sekolah. Sebagai perlengkapan tata laksana kepegawaian disediakan format-format untuk menata pelaksanaan kegiatan tertentu yang diperlukan. Penggunaan format ini sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan suatu kegiatan pelayanan administrasi dalam rangka pembinaan pegawai /guru berkelangsungan, berdasarkan ketentuan perundang –undangan yang berlaku.
Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan :
a) File Guru dan pegawai ( Dikumen guru dan pegawai )
Merupakan kumpulan data / berkas-berkas masing – masing guru dan pegawai seperti SK. Pengangkatan pertama sampai dengan terakhir, SK berkala, Karpeg, Taspen, Ijasah, dll. Manfaat dari file guru dan pegawai untuk memudahkan mencari data dan mencari arsip-arsip data guru dan pegawai.
b) Buku induk guru dan pegawai
Merupakan buku yang berisi data–data guru dan pegawai manfaatnya untuk mengetahui jumlah guru yang ada, dan urutan yang ke berapa mulai berada di instansi tersebut dll.
c) Buku kendali ( buku jadwal kenaikan gaji berkala dan kenaikan tingkat )
Merupakan buku yang berisi tentang jadwal kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala bagi guru dan pegawai. Manfaatnya untuk mengetahui kapan guru atau pegawai akan naik pangkat dan kenaikan berkala.
d) Buku DP3
Merupakan buku yang berisi sekumpulan nilai atas prestasi kerja yang dilakukan. Manfaaatnya untuk syarat kenaikan pangkat dll.
e) Buku DUK
Merupakan daftar urutan pangkat guru dan pegawai. Mafaat DUK untuk mengetahui urutan pangkat tertinggi sampai yang terendah.
f) Buku Catatan kemajuan guru dan pegawai
Merupakan buku yang berisi tentang kejadian yang dilakukan oleh masing – masing guru dan pegawai.
g) Buku cuti pegawai dan guru
Merupakan buku yang berisi tentang guru dan pegawai yang mengajukan cuti. Contoh Cuti Melahirkan, Cuti besar dll.
h) Buku mutasi pegawai
Merupakan buku yang berisi tentang catatan guru dan pegawai yang mutasi masuk atau mutasi keluar. Manfaat dari buu ini untuk mengetahui berapa guru dan pegawai yang berasal dari pindahan/mutasian dll.
i) Buku data sertifikat pelatihan/seminar guru dan pegawai
Merupakan buku yang berisi data masing-masing guru dan pegawai yang telah mengikuti pelatihan / seminar. Manfaat dari buku ini untuk mengetahui
berapa banyak dan macam pelatihan yang telah diikuti oleh guru dan pegawai.
j) Rencana pengembangan SDM
Merupakan program sekolah yang dibuat oleh masing- masing urusan yang ada di sekolah, ini tertuang di dalam RAPBS.
k) Analisis kebutuham guru
Yaitu untuk mengetahui berapa jumlah guru yang ada sesuai dengan bidang studi dan berapa jumlah guru yang kurang sehingga ketemu berapa jumlah guru yang dibutuhkan. (Tentunya dengan menggunakan rumus kebutuhan guru ).
B. Administrasi ketatausahaan
Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan :
1) Program kerja tata usaha
Merupakan rencana kerja ketatausahaan yang akan dilakukan selama tahun pelajaran berlangsung dengan bertujuan supaya dalam melaksanakan tugas terarah sesuai program yang dibuat.
2) Absensi dan rekap absen guru dan pegawai
Yaitu digunakan untuk mrngetahui kehadiran dan tidak kehadiran guru/pegawai dan jam berapa hadir dan jam berapa pulang sedangkan rekap untuk mengetahui berapa jumlah masing-masing guru yang tidak hadir dalam satu bulan.
3) Buku agenda masuk keluar yaitu mencatat surat – surat masuk dan keluar.
4) Buku ekspedisi yang digunakan untuk tanda terima bila mengantarkan surat
5) Sistem penyimpanan arsip
Yaitu surat masuk dan surat keluar disimpan sesuai dengan kode-kode yang ada dan diurutkan sesuai tanggal masuk atau keluar tujuan dari system menyimpanan ini untuk memudahkan mencari kembali surat yang masuk dan surat yang kelauar dll.
6) Pemanfaatan SIM/SIN/TIN yaitu untuk mengetahui perkembangan suatu sekolah.
C. Administrasi keuangan
Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan :
1. Buku Kas Umum
Merupakan buku yang mencatat penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan oleh bendahara tujuannya untuk mengetahu berapa jumlah uang yang masuk dan berapa jumlah uang yang keluar sehingga bisa ketemu berapa saldonya setiap bulan
2. Buku Kas Pembantu merupakan buku catatan pengeluaran secara rinci per mata anggaran.
3. Laporan keuangan yaitu laporan keuangan sekolah yang dipertanggungjawabkan oleh Kepala Sekolah dan Bendahara.
D. Administrasi barang
Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan :
1. Buku Induk / Inventaris barang yaitu buku yang mencatat tentang barang yang telah diperoleh baik dari pembelian dari droping maupun dari bantuan
2. Buku Non Inventaris adalah buku yang mencatat barang-barang yang habis pakai baik dari pembelian maupun bantuan.
3. Buku Pemeliharaan adalah buku yang yang mencatat tentang barangbarang inventaris yang di perbaiki.
4. Buku kendali / stok barang adalah buku yang mencatat masing-masing barang untuk diketahui berapa jumlah barang yang masuk dan berapa jumalah barang yang keluar sehingga diketemukan sisa barang.
E. Administrasi kesiswaan
Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan :
1. Buku Induk Pegawai yaitu buku yang mencatat tentang diri siswa yang diurutkan sesuai dengan nomor induk siswa, selain data juga ditampilkan foto siswa serta juga ditampilkan data pelaporan penilaian hasil belajar siswa.
2. Klaper yaitu buku yang mencatat nama siswa menurut abjad
3. Buku mutasi masuk, keluar yaitu buku yang mencatat siswa yang pindah sekolah atau DO, serta mencatat siswa yang mutasi masuk di dalam buku mutasi juga terdapat rekapitulasi keadaan siswa buku ini setiap bulan dipertanggung jawabkan kepada Kepala Sekolah.
4. Buku Prestasi yaitu buku yang mencatat prestasi yang diraih siswa baik akademis maupun akademisi
5. Rekap absen siswa yaitu buku rekap yang berisi tentang rekap masing –masing siswa yang tidak hadir dalam satu bulan.
6. Buku kumpulan nilai yaitu buku yang berisi tentang kumpulan nilai dari beberapa bidang studi mulai dari semester satu sampai semester dua manfaat dari buku ini untuk dipindahkan di buku induk siwa dalam lembaran pelaporan hasil belajar siswa.
7. Daftar nominatif siswa adalah daftar susunan nama siswa yang akan mengikuti Ujian Akhir Nasional
8. Foto copy ijasah/ DHUN/ Transkip atau sertifikat siswa dan tamatan adalah kumpulan ijasah siswa yang telah lulus, dikelompokkan sesuai tahun pelajaran
9. Rapor siswa adalah Buku hasil belajar siswa yang diberikan kepada siswa setiap semester
Sedangkan menurut Bambang Samsul Arifin (2004: 218) kegiatan administrasi itu meliputi tiga hal yaitu: Administrasi kesektariatan, administrasi tata usaha bidang pengajaran, dan pengaturan tata ruang kantor.
Selanjutnya menurut Baharudin (2004: 217) menambahkan bahwa dalam pelaksanaan kerjanya kegiatan ketatausahaan harus dilakukan secara efisien artinya memiliki tujuan mencapai hasil yang tinggi dari hasil usaha itu dengan cepat dan rapi.
Ada beberapa asas-asas kerja efisien tersebut diantaranya:
a. Asas Perencanaan meliputi hal-hal yang akan dikerjakan untuk mencapai suatu tujuan.
b. Asas Penyederhanaan meliputi kegiatan kerja yang selit menjadi mudah, kemudian menghemat pikiran, gerak, jarak dan materi.
c. Asas Penghematan yaitu mencegah pembiayaan yang mahal dan pemakaian benda berlebihan.
d. Asas Penghapusan yaitu menghapus kegiatan yang tidak berhubungan dengan hasil kerja.
e. Asas Penggabungan yaitu menggabungkan pekerjaan yang memiliki persamaan agar dapat dikerjakan dalam satu langkah.
Kemudian Oteng sutisna (1989: 147-148) menegaskan bahwa prinsip dalam administrasi kantor adalah sebagai berikut:
1. Pahami fungsi-fungsi administrasi yang ada di sekolah
2. Kembangkan dan nilai secara periodik suatu sistem pencatatan yang terintegrasi.
3. Persiapakan dalam tulisan-tulisan untuk setiap tugas pokok dan tentukan penanggung jawaban bagi setiap tahapan-tahapan, tugas-tugas, transaksi dan memelihara cacatan.
4. Sediakan kesempatan bagi staf sekolah untuk mendiskusikan fungsi, tugas, prosedur, dan catatan-catatan.
5. Gunakan catatan dan laporan sebagai pelayan kepada organisasi terutama sebagai pengukur dan alat kontrol.
J. Peran atau Kegunaan tata usaha
Kegunaan administrasi tata usaha dalam suatu lembaga pendidikan menurut Afifudin (2004:217) adalah sebagai berikut:
- Membantu pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan induk untuk mencapai tujuan sekolah
- Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan sekolah, guru-guru atau personal lainnya, terutama untuk keperluan perencanaan, pembuatan keputusan dan pengendalian yang menjadi tugas pokoknya.
- Melancarkan perkembangan sekolah sebagai kesatuan yang hidup
K. Pengawasan dalam bidang tata usaha
Fungsi pengawasan dalam tata usaha ini bertujuan untuk mengawasi dan memeriksa agar apa yang direncanakan sesuai dengan tujuan yang diharapkan.
Sedangkan menurut Afifudin (2004: 228) hal-hal yang harus menjadi pengawasan adalah:
1. Jumlah hasil kerja,
2. Mutu hasil kerja
3. Kesungguhan, kerajinan, dan kecakapan para pegawai
4. Pemakaian uang secara sah dan efisien
5. Pembelian, penggunaaan, dan pemeliharaan barang perbekalan dengan tepat.
6. Penataan dan pemakain ruang kerja yang baik
7. Penggunaan waktu untuk kepentingan yang bersangkutan
8. Metode kerja
revyareza 